Introdução

Abrir uma empresa vai muito além de obter um CNPJ. A constituição de um negócio envolve decisões que podem afetar diretamente a tributação, a operação, as obrigações fiscais, o relacionamento com clientes e fornecedores e a própria estrutura jurídica da empresa. Por isso, o ideal é que a abertura seja planejada antes do protocolo dos documentos.

De forma geral, a Redesim organiza a abertura em etapas que envolvem viabilidade, inscrição e registro, inscrições tributárias e licenciamento. A consulta de viabilidade verifica, entre outros pontos, se a atividade pretendida pode ser exercida no endereço escolhido e se o nome empresarial está disponível. Depois vêm o registro e a inscrição no CNPJ, seguidos das licenças aplicáveis. Fontes oficiais: Receita Federal e Portal Empresas & Negócios.

1. O que é necessário definir antes de abrir a empresa?

Antes de iniciar o processo, é importante definir o modelo empresarial e tributário de acordo com a realidade do negócio. Entre os principais pontos estão:

  • Atividades que serão exercidas e respectivos códigos CNAE;
  • Endereço onde a atividade será desenvolvida;
  • Nome empresarial e, quando aplicável, nome fantasia;
  • Natureza jurídica e composição societária;
  • Capital social e participação dos sócios;
  • Administrador(es) e poderes de administração;
  • Regime tributário adequado ao perfil da empresa;
  • Necessidade de inscrição estadual e/ou municipal;
  • Licenças e autorizações exigidas pela atividade e pelo endereço;
  • Estrutura contábil, fiscal, trabalhista e financeira necessária para o funcionamento.

2. Como funciona a abertura de uma empresa?

1. Consulta de viabilidade: Verifica a possibilidade de exercer a atividade no endereço escolhido e a disponibilidade do nome empresarial, quando aplicável.

2. Coleta e cadastro das informações: São informados os dados da empresa, sócios, atividades, endereço, natureza jurídica e demais informações necessárias ao processo.

3. Registro do ato constitutivo: O documento de constituição é levado ao órgão de registro competente, como Junta Comercial, Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou OAB, conforme o caso.

4. Inscrição no CNPJ: Após as etapas exigidas pelo sistema, é efetivada a inscrição da pessoa jurídica no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica.

5. Inscrições tributárias: Conforme a atividade, podem ser necessárias inscrições perante a Secretaria de Fazenda estadual e/ou o Município.

6. Licenciamento: Dependendo da atividade e do local, podem existir exigências sanitárias, ambientais, de segurança contra incêndio, funcionamento e outras.

7. Enquadramento tributário e início da operação: A empresa deve estar corretamente enquadrada e preparada para cumprir suas obrigações antes de iniciar suas atividades.

3. Abertura de empresa em Minas Gerais

Em Minas Gerais, o processo de abertura de empresas envolve a integração com a Junta Comercial do Estado de Minas Gerais (JUCEMG) e os demais órgãos participantes da Redesim. A JUCEMG orienta que a abertura passe pela consulta de viabilidade, coleta de dados/DBE, módulo integrador e registro digital, conforme o tipo jurídico. Na consulta de viabilidade, também é analisada a possibilidade de exercício da atividade no endereço perante o município. A própria JUCEMG informa que a consulta de viabilidade é gratuita e, para o serviço indicado, o prazo informado é de até dois dias úteis, ressalvadas as particularidades de cada processo.

Em Minas Gerais, portanto, a escolha do endereço não deve ser tratada como uma etapa meramente cadastral: ela pode determinar a viabilidade da atividade e as exigências de licenciamento. Por isso, é recomendável realizar a análise de viabilidade antes de assumir compromissos com aluguel, compra ou instalação do estabelecimento.

4. O que muda quando você tem um CNPJ?

O CNPJ formaliza a existência cadastral da pessoa jurídica, mas não significa, sozinho, que a empresa esteja livre de outras obrigações. A partir da constituição, a empresa passa a ter uma estrutura própria perante os órgãos públicos e, conforme sua atividade, pode assumir obrigações fiscais, contábeis, trabalhistas, previdenciárias e regulatórias.

  • A empresa passa a possuir cadastro próprio perante a Receita Federal;
  • Pode precisar manter inscrições estadual e municipal;
  • Passa a emitir documentos fiscais de acordo com sua atividade e regime;
  • Precisa cumprir obrigações acessórias e manter seus registros em ordem;
  • Deve recolher os tributos correspondentes ao seu enquadramento;
  • Pode contratar empregados e assumir obrigações trabalhistas e previdenciárias;
  • Deve observar licenças e autorizações exigidas para sua atividade;
  • Precisa separar, na prática, as finanças da empresa das finanças pessoais dos sócios.

5. Ter CNPJ significa pagar imposto?

Ter CNPJ e estar sujeito à tributação são questões relacionadas, mas não idênticas. A empresa precisa ser enquadrada em um regime tributário e cumprir as obrigações correspondentes. A carga tributária dependerá, entre outros fatores, da atividade, faturamento, localização, regime escolhido, folha de pagamento, composição das receitas e regras específicas aplicáveis ao negócio.

Por isso, escolher o regime tributário somente pela alíquota inicial pode levar a uma decisão inadequada. O correto é projetar a operação e comparar os efeitos tributários e operacionais antes da abertura.

6. Principais regimes tributários

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Principais regimes tributários
RegimeCaracterísticas geraisPonto de atenção
Simples NacionalRegime unificado destinado às microempresas e empresas de pequeno porte que atendam aos requisitos legais.A tributação varia conforme atividade, receita, anexos e demais regras do regime.
Lucro PresumidoA tributação de determinados tributos sobre a renda parte de uma margem de presunção definida em lei.A análise deve considerar atividade, receita, margem e demais tributos incidentes.
Lucro RealA apuração do IRPJ e da CSLL parte do lucro real, com os ajustes previstos na legislação.Exige maior controle contábil e fiscal e pode ser obrigatório em determinadas situações.

7. O contador participa de quais decisões?

O trabalho contábil começa antes do CNPJ. Uma abertura bem estruturada envolve avaliar a atividade, o CNAE, a natureza jurídica, o endereço, o regime tributário, as inscrições necessárias, as licenças e as obrigações que serão geradas após o início da operação, deve ser planejada com profissional contábil legalmente habilitado sempre que houver exigência de escrituração e responsabilidade técnica. O art. 1.182 do Código Civil (Lei nº 10.406/2002) estabelece que a escrituração ficará sob responsabilidade de contabilista legalmente habilitado, salvo se não houver profissional na localidade.

O Decreto-Lei nº 9.295/1946 disciplina a profissão contábil e atribui aos profissionais habilitados atividades técnicas de contabilidade e escrituração. Portanto, o contador não deve ser visto apenas como quem solicita o CNPJ: sua atuação ajuda a definir a estrutura tributária e operacional da empresa.

O objetivo não é apenas 'abrir a empresa', mas criar uma estrutura compatível com o negócio que será efetivamente desenvolvido. Uma atividade enquadrada de forma inadequada, um endereço incompatível ou uma escolha tributária feita sem projeção podem gerar retrabalho, custos e riscos de conformidade.

8. Checklist antes de abrir o CNPJ

  • Definir claramente o que a empresa fará;
  • Validar os CNAEs necessários;
  • Verificar a viabilidade do endereço;
  • Definir a natureza jurídica;
  • Definir sócios, participações e administração;
  • Definir o capital social;
  • Comparar os regimes tributários aplicáveis;
  • Verificar inscrições estaduais e municipais;
  • Mapear licenças e autorizações;
  • Definir como serão emitidas as notas fiscais;
  • Estruturar conta bancária e controles financeiros;
  • Organizar a rotina contábil e fiscal desde o primeiro dia.

Conclusão

Abrir um CNPJ é o início formal de uma empresa, não o fim do planejamento. A escolha correta da estrutura jurídica, das atividades, do endereço e do regime tributário pode influenciar a rotina e os custos do negócio por muitos anos.

Antes de protocolar a abertura, procure orientação contábil especializada para analisar o cenário completo da empresa. O planejamento realizado no início tende a reduzir alterações posteriores e ajuda o empresário a começar sua operação com maior organização e conformidade.

Fontes consultadas