Sim. Ter impostos atrasados não impede, por si só, que uma empresa troque de contador.
Muitos empresários adiam essa decisão porque acreditam que precisam regularizar toda a situação fiscal antes de procurar outro escritório. Em outros casos, têm receio de que a mudança complique ainda mais as pendências existentes.
O importante é entender que trocar de contador e regularizar débitos são questões diferentes, embora precisem ser tratadas de forma coordenada.
A mudança de profissional não elimina dívidas, multas ou obrigações pendentes. Entretanto, uma transição bem organizada pode ajudar a identificar o que precisa ser resolvido e estabelecer prioridades.
1. O que acontece quando a empresa tem impostos atrasados?
As consequências dependem do tipo de débito, do período, do tributo e da situação em que a pendência se encontra.
Entre as possibilidades estão:
- Incidência de multa e juros, conforme as regras aplicáveis.
- Existência de declarações ou escriturações não entregues.
- Restrições à emissão de certidões de regularidade fiscal.
- Inscrição do débito em dívida ativa, quando cabível.
- Cobranças administrativas ou judiciais.
- Impedimentos ou dificuldades relacionados a determinados benefícios ou enquadramentos tributários.
Nem toda pendência produz todas essas consequências. Por isso, é necessário verificar a situação real da empresa antes de definir o caminho para regularização.
2. Preciso quitar todas as dívidas antes de trocar de contador?
Não. Em regra, não é necessário quitar todas as dívidas fiscais para contratar outro escritório de contabilidade.
O novo contador, porém, precisa conhecer a situação da empresa e avaliar o que está incluído no serviço contratado.
Uma coisa é assumir a rotina contábil e fiscal a partir de determinada data. Outra é realizar um levantamento histórico, retificar declarações, reconstruir escriturações ou executar procedimentos específicos de regularização.
Esses trabalhos podem exigir análise adicional e precisam ter escopo e responsabilidades definidos.
Por isso, seja transparente ao conversar com o novo escritório. Informar as pendências desde o início ajuda a construir uma proposta adequada à realidade da empresa.
3. O que o novo contador precisa verificar?
Antes de iniciar a transição, é recomendável realizar um levantamento da situação fiscal, contábil e cadastral.
Conforme o perfil da empresa, essa avaliação pode incluir:
Situação cadastral: verificar o CNPJ e as inscrições pertinentes, identificando eventuais irregularidades.
Débitos tributários: levantar valores em aberto, períodos de referência, vencimentos e situação da cobrança.
Declarações e obrigações acessórias: identificar entregas pendentes, inconsistências e possíveis necessidades de retificação.
Parcelamentos: conferir acordos existentes, parcelas vencidas e condições para manutenção ou regularização.
Certidões fiscais: verificar a situação de regularidade perante os órgãos competentes.
Escrituração contábil e fiscal: avaliar se os registros e documentos necessários estão disponíveis e consistentes.
Folha de pagamento: se houver empregados, verificar pendências trabalhistas, previdenciárias e obrigações relacionadas.
O objetivo é evitar que a nova contabilidade comece a trabalhar sem conhecer os riscos e as responsabilidades que precisam ser tratados.
4. Quais documentos devo separar para trocar de contador?
A documentação varia conforme a atividade, o regime tributário e o período que precisa ser analisado.
Em geral, vale reunir:
- Cartão do CNPJ e dados cadastrais.
- Contrato social e alterações, quando existentes.
- Inscrições estaduais e municipais, se aplicáveis.
- Acessos e procurações necessários, transferidos com segurança.
- Declarações e escriturações dos períodos anteriores.
- Guias de impostos, comprovantes de pagamento e relatórios de débitos.
- Informações sobre parcelamentos e notificações recebidas.
- Notas fiscais emitidas e recebidas.
- Extratos bancários e documentos financeiros.
- Folhas de pagamento e informações dos empregados, quando houver.
- Balancetes, balanços e demais registros contábeis disponíveis.
Não é necessário ter tudo perfeitamente organizado antes de iniciar uma conversa com a nova contabilidade. O primeiro passo pode ser justamente identificar o que existe, o que está faltando e como obter os documentos pendentes.
5. Como fazer a troca sem prejudicar a rotina da empresa?
Uma transição segura exige planejamento e comunicação.
Etapa 1 — Explique a situação atual. Informe ao novo escritório quais dificuldades enfrenta, quais débitos conhece e quais documentos estão disponíveis.
Etapa 2 — Solicite uma avaliação inicial. O escritório deve entender a atividade, o porte, o regime tributário e a complexidade das pendências para definir o escopo do trabalho.
Etapa 3 — Alinhe a transição. Combine a data de início, a documentação necessária, as responsabilidades e os procedimentos de transferência de informações.
Etapa 4 — Identifique os prazos mais urgentes. Obrigações próximas do vencimento, notificações e riscos de perda de prazo devem ser priorizados.
Etapa 5 — Planeje a regularização. Com as informações disponíveis, defina quais medidas precisam ser tomadas, em que ordem e quais serviços adicionais serão necessários.
O processo não deve depender apenas da entrega de arquivos. É importante confirmar quem ficará responsável por cada obrigação e a partir de quando.
6. Trocar de contador vai resolver automaticamente as pendências?
Não. A mudança de escritório não apaga débitos, não cancela multas e não regulariza automaticamente declarações em atraso.
O que ela pode proporcionar é uma nova avaliação da situação, organização documental e um plano de trabalho para tratar os problemas identificados.
Também é importante não presumir que todas as pendências foram causadas pelo contador anterior. É necessário analisar documentos, prazos, informações fornecidas pela empresa e responsabilidades assumidas por cada parte.
Uma abordagem técnica evita conclusões precipitadas e ajuda a concentrar esforços na solução.
7. O que perguntar antes de contratar uma nova contabilidade?
Antes de fechar a contratação, esclareça:
- O levantamento inicial de pendências está incluído na proposta?
- A regularização de períodos anteriores está incluída ou será cobrada separadamente?
- Quem será responsável pelas obrigações a partir da data de transição?
- Como serão tratados os prazos urgentes?
- Quais documentos a empresa precisa fornecer?
- Como serão comunicados os riscos e os próximos passos?
- Qual é o valor mensal e quais serviços adicionais podem gerar cobrança?
Essas perguntas ajudam a evitar expectativas diferentes sobre o que será realizado.
Sua empresa tem pendências e você quer mudar de contador?
A Fagon Contabilidade Empresarial pode avaliar o cenário da sua empresa, entender o que precisa melhorar e orientar a organização da transição conforme o escopo contratado.
Você não precisa esperar que todos os problemas estejam resolvidos para começar a buscar uma alternativa. O primeiro passo é apresentar a situação com transparência para que seja possível avaliar o caminho adequado.
Importante: os procedimentos de regularização dependem da natureza das pendências, dos órgãos envolvidos e da situação fiscal da empresa. A análise individual é necessária para definir as medidas cabíveis.